Loading...“Faturayı aldık ya, yeter.” Demeyin! Ya geçersizse?
Arşiv faturaları iş dünyasında dijitalleşmenin nimetlerinden biri. Ancak doğru kullanılmadığında yasal geçersizlik riski taşıyor ve bu da hem işletmeleri hem de muhasebe süreçlerini zora sokabiliyor.
Bu yazıda arşiv faturaların yasal geçerliliğini ortadan kaldıran en kritik durumları inceliyoruz. Çünkü biliyoruz ki EDM Bilişim kullanıcıları işini şansa bırakmaz.
Arşiv Fatura Nedir, Ne Değildir?
e-arşiv fatura, e-Fatura sistemine dahil olmayan alıcılara, e-Fatura mükellefi satıcılar tarafından düzenlenen ve elektronik ortamda oluşturulan faturalardır. Genellikle PDF formatında iletilir ve hem e-posta hem de dijital arşivle saklanabilir.
Ancak şu uyarı kritik:
“Her PDF fatura yasal geçerli fatura değildir!”
Arşiv Fatura Ne Zaman Yasal Geçersiz Olur?
- İmza veya Mali Mühür Yoksa
Bir arşiv fatura, e-imza veya mali mühür ile imzalanmamışsa teknik olarak geçersizdir. PDF dosyasının görünmesi, fatura niteliği taşıdığı anlamına gelmez. Mali mühür, faturanın doğruluğunu ve kaynağını teyit eder.
- Doğrulama Linki İçermiyorsa
Arşiv faturaların üzerinde GİB tarafından doğrulanabilecek bir URL yer almalıdır. Alıcı, bu link aracılığıyla faturanın geçerliliğini kontrol edebilmelidir. Aksi hâlde belge sahte veya düzenlenmemiş sayılabilir.
- Zorunlu Alanlar Eksikse
Vergi Kimlik Numarası, tarih, belge numarası, alıcı-satıcı unvanı, KDV tutarı gibi alanlar eksik veya hatalıysa, fatura resmi evrak olarak değerlendirilemez. Otomatik sistemlerle oluşturulmayan belgelerde bu tip hatalar çok sık görülür.
- Yanlış Gönderim Yöntemi
Arşiv faturaların alıcıya e-posta ile gönderilmesi gerekir. E-fatura sistemi dışında yalnızca çıktı alınıp gönderilen bir belge, arşiv fatura değil; sıradan bir kağıt parçasıdır. Sistemden doğrudan gönderilmeyen arşiv faturalar yasal dayanak taşımaz.
- Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü Yerine Getirilmemişse
Arşiv fatura gönderen firmaların bu belgeleri 10 yıl boyunca dijital olarak saklaması ve talep edilmesi durumunda ibraz etmesi gerekir. Saklama ve erişim altyapınız yoksa, GİB karşısında zor durumda kalabilirsiniz.
Neden Önemli? | Cezalar, Denetimler, İtibar Kayıpları
Yasal geçersiz bir fatura:
İndirilemeyecek bir KDV’ye dönüşür.
Gider olarak kayda alınamaz.
Vergi cezasına neden olabilir.
Denetimlerde şirketinizin güvenilirliğini zedeler.
Ve belki de en önemlisi: Muhasebe sisteminizin güvenilirliği sorgulanır.
EDM Bilişim ile Güvendesiniz
EDM Bilişim olarak sunduğumuz dijital arşiv çözümleriyle;
Arşiv faturalarınızı GİB uyumlu şekilde oluşturur, Otomatik mali mühürleme ve e-imzalama süreçlerini yönetir, Belgelerinizi 10 yıl güvenle saklar ve gerektiğinde saniyeler içinde erişmenizi sağlar, Tüm gönderim ve alım süreçlerini yasalara uygun şekilde otomatize ederiz.
Kısacası: Sizin adınıza riski biz üstleniyoruz, siz sadece işinize odaklanın.
“Fatura PDF’ini gönderdik” Demek Yetmez
Arşiv faturalar dijital dünyanın büyük kolaylığı ama aynı zamanda ciddi sorumluluklar getiriyor. EDM Bilişim olarak bu sorumlulukları bilen, regülasyonları takip eden ve sizi daima yasal sınırlar içinde tutan çözümler sunuyoruz.
